Hoeveel e-mails schrijf jij per dag? Eentje? Vijf? Twintig? De meeste mensen zijn ondertussen waarschijnlijk ervaren brieven- en e-mailschrijvers.

Maar vind je het soms lastig om de kleine details te onthouden? Hoe schrijf je iemand weer juist aan? Wat doe je met die PS? En wat zijn nu weer de regels over die komma?

Wel, dat leg ik je graag uit. En ik begin natuurlijk bij het begin: de aanspreking van zakelijke brieven en e-mails.

Geachte of beste?

Het korte antwoord:

Formeel = geachte

Informeel = beste

(Informeel betekent niet onbeleefd of onverzorgd. Het betekent gewoon dat je de persoon beter kent en bijvoorbeeld ook ‘je’ en ‘jij’ gebruikt in plaats van het meer afstandelijke ‘u’.)

Maar uiteraard hoort hier nog wat meer informatie bij …

Formeel = geachte

Het beste is wanneer je de familienaam en het geslacht kent van de persoon die je aanschrijft. In dat geval gebruik je:

• Geachte heer Nels
• Geachte mevrouw Hoof
• Geachte heer Sys, geachte mevrouw Verhulst ( = als je ze beide tegelijkertijd aanschrijft)

Als je wel het geslacht kent, maar niet de familienaam, dan schrijf je:

• Geachte heer
• Geachte mevrouw

En omgekeerd, is het geslacht niet gekend, maar de familienaam wel, dan heb je deze mogelijkheden:

• Geachte heer of mevrouw Cuypers
• Geachte heer/mevrouw Cuypers
• Geachte heer, mevrouw Cuypers

Wanneer je geen gegevens hebt, kan je kiezen uit:

• Geachte heer, geachte mevrouw
• Geachte mevrouw, heer
• Geachte heer of mevrouw
• Geachte mevrouw/heer

Wil je een volledige groep aanspreken? Dan moet je die benoemen. Bijvoorbeeld:

• Geacht bestuur
• Geachte lezers
• Geachte leden van de werkgroep

Let op:

–       Je gebruikt dus nooit enkel en alleen ‘geachte’. Er moet altijd iets achter komen.

–       Ben je van plan om te schrijven naar een persoon met een speciale titel, zoals de koning, een bisschop (je weet nooit …) of een advocaat? Dan bestaan er specifieke regels.

–       Bij de mogelijkheden waarin zowel heer als mevrouw voorkomen, kun je de volgorde ook omdraaien. Je kunt dus ‘geachte heer of mevrouw’ schrijven, maar ook ‘geachte mevrouw of heer’.

Informeel = beste

De aanspreking ‘beste’ gebruik je in combinatie met de voornaam van de persoon die je aanspreekt:

• Beste Tom
• Beste Kathy
• Beste Ruth en Ilse

Een andere mogelijkheid is om ‘dag’ te gebruiken, ook samen met de voornaam:

• Dag Annelies
• Dag Rik en Hans

Schrijf je naar een groep? Dan benoem je die ook:

• Beste lezer
• Dag collega’s

Let op:

–       Je gebruikt dus nooit enkel en alleen ‘beste’. Er moet altijd iets achter komen.

–       In de praktijk schakel je in e-mails sneller over naar de informele vorm. Na een aantal mailtjes ‘ken’ je je gesprekspartner meestal goed genoeg om hem of haar met de voornaam aan te spreken.

Komma na aanspreking?

Belgische norm

In België is de richtlijn dat je geen komma schrijft na de aanspreking, maar dat het wel mogelijk is. Met andere woorden, je mag kiezen.

Als je een vorm kiest, moet je die ook gebruiken bij de afsluiting (meer daarover in deel 3).

Nederlandse norm

In Nederland schrijf je altijd een komma na de aanspreking.

Is dit wat te veel informatie in één keer? Geen probleem, je vindt alle informatie nog eens overzichtelijk in deze afbeelding.

Dat was dus een overzicht voor de aanspreking. In deel 2 komt de tekst zelf aan bod.